Наиболее типичными ошибками или недостатками являются, в частности:

1. Несоблюдение формы удостоверительной надписи;

2. Свидетельствование верности фотокопии документа, удостоверяющего личность физического лица и подлинность подписи переводчика на ней;

3. Свидетельствование верности фотокопии документа, оформленного с нарушением требований действующего законодательства (подлинность подписи на документе засвидетельствована не уполномоченным лицом, копии решения суда оформлена не должным образом, документ не скреплен печатью юридического лица, выдавшего его, свидетельство об удостоверении факта выдано сельским советом)

4. В документе, заверенном нотариально, предназначенном для действия за границей дописки;

5. Документ оформлен без соблюдения требований ст. 15 Закона Украины «О нотариате»;

6. На документе для действия за границей, не допускаются служебные отметки;

7. Не соблюдены нормы оформления документа для действия за границей, например, качество копии не позволяет полностью прочитать текст документа и/или удостоверительной надписи;

8. Украинский текст документа изложен на правой стороне листа, а его перевод — на левой, в то время, когда в соответствии с требованиями действующего законодательства должно быть наоборот.

Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства могут использоваться на территории другого государства только после их соответствующего удостоверения, если иное не предусмотрено международными договорами.

1. Консульская легализация

2. Проставление апостиля

Консульская легализация

Консульская легализация официального документа означает проверку соответствия действующему законодательству Украины или государства пребывания, установления и удостоверения подлинности документа или подлинности подписи, полномочий должностного лица, подписавшего документ или поставившего предыдущую подпись, а также действительности оттисков штампов, печатей, которыми скреплен документ.

Консульская легализация требует обязательного удостоверения документов компетентными органами Украины с последующим заверением в консульском учреждении того государства, где должен быть представлен этот документ. Следует отметить, что документ, который прошел все этапы заверения, является официальным только для той страны, консульская служба которого его легализовала.

Проставления апостиля

С целью упрощения процесса признания иностранных документов 5 октября 1961 года в Гааге (Королевство Нидерланды) подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных документов. 10 января 2002 Верховной Радой Украины принят Закон № 2933 - III, согласно которому Украина присоединилась к этой Конвенции. Действие для Украины она получила 22.12.2003 года.

При применении Гаагской конвенции выполняется процедура проставления апостиля на официальных документах компетентными органами Украины для представления их на территории государств — участников Конвенции.

Правила проставления апостиля

Утверждены совместным приказом этих министерств 05.12.2003. № 237/803/151/5 и зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 12.12.2003 р. под № 1151/8472.

Апостиль не проставляется:

• на документах, выданных заграничными дипломатическими учреждениями Украины;

• на административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям;

• на документах, имеющих характер переписки, а также на оригиналах, копиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельстве о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверении личности, нормативно — правовых актах, разъяснениях и правовых заключений относительно их применения.

Что касается оригиналов официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, то он может быть проставлен только на копиях этих документов, заверенных нотариусами Украины в установленном порядке.

Следует отметить, что 22.01.1993 года в Минске (Республика Беларусь) в рамках стран СНГ, с целью обеспечения надлежащей защиты прав и законных интересов граждан и лиц, проживающих на их территориях, была подписана Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских, семейным и уголовным делам (далее — Конвенция).

Применяется Конвенция в отношениях Украины с Азербайджанской Республикой, Российской Федерацией, Республикой Таджикистан, Республикой Армения, Киргизской Республикой, Республикой Молдова, Грузией и Туркменией.

Нотариальное оформление документов предназначенных для действия за границей, осуществляется с учетом права того государства, к которой они должны подаваться. Это требование основывается на ст. 98 Закона Украины "О нотариате" согласно которому нотариусы применяют нормы иностранного права, принимают документы, составленные в соответствии с требованиями иностранного права, а также совершают удостоверяющие надписи в форме, предусмотренной иностранным законодательством, если это не противоречит законодательству Украины.

Документы составлены с соблюдением требований иностранного права, своей необычной юридической терминологией и использованием юридических формул существенно отличаются от документов, принятых в правовом обороте Украины. Они могут иметь необычные заголовки (аффидевит, сертификат, полномочия, и т.д.).

• Аффидевит — письменное торжественное заявление;

• Сертификат — свидетельство, удостоверение, справка;

• Декларация — заявление;

• Полномочия - доверенность;

• Уставная декларация — торжественное заявление;

К числу наиболее распространенных документов, предназначенных для действия за границей, относятся различного рода документы, в частности, справки:

• Справка о несудимости

• Справка о регистрации места жительства;

• Медицинская справка (форма № 082-о);

• Справка с места работы;

• Справка с места учебы;

Заявления, аффидевиты:

• О подтверждения семейного положения с целью регистрации брака в другом государстве;

• О семейном положении в деле возмещения ущерба родственникам, законным наследникам гражданина Украины, умершего в другом государстве, и тому подобное.

Документ, предназначенный для действия за границей, составляется на украинском языке. По просьбе физических или юридических лиц может быть оформлен его перевод на иностранный язык по правилам свидетельствования верности перевода документа с одного языка на другой язык.

В частности, текст перевода может быть изложен отдельно от текста документа. В таком случае переводится весь текст документа, включая удостоверяющая надпись нотариуса. Под текстом перевода совершается удостоверительная надпись нотариуса на украинском языке. Перевод, сделанный на отдельном листе, пришивается к документу и скрепляется подписью нотариуса.

Применяется изложения текстов документа и перевода на одном листе. В этом случае на левой стороне листа помещается текст документа на украинский язык, а перевод — на правой. Под украинским и иностранным текстами нотариусом совершается один удостоверяющая надпись на украинском языке об удостоверение или удостоверение документа. Одновременно в удостоверительной надписи указывается о свидетельствовании верности сделанного нотариусом перевода или о свидетельствовании подлинности подписи переводчика.

При оформлении документов, предназначенных для действия за границей, нотариусы должны учитывать некоторые особенности их составления и оформления

Так, в текстах доверенностей, полномочий, аффидевитах т.д., кроме фамилии, имени и отчества, которые должны быть записаны в соответствии с паспортом, может быть также указано, под какой фамилией, именем гражданин известен в иностранном государстве.

Например, Сагайдак Иван Петрович, известный как Джон Сагайдак.

Для некоторых стран в доверенностях, свидетельствах об удостоверении факта нахождения гражданина в живых, кроме обычных реквизитов иногда может отмечаться гражданство или национальность, год рождения, семейное положение, профессия и т.д.

Дата составления доверенности может быть определена в начале или в конце ее текста. Нотариус вправе удостоверять доверенность независимо от срока ее действия, или если в ней указано, что она действительна до ее прекращения.

Документы (письма, фотографии, квитанции и др.)., Прилагаемых к аффидевиту подтверждения изложенных в нем фактов, подшиваются перед аффидевитом. Согласно требованиям некоторых стран наличие этих приложений должна быть оговорена в удостоверительной надписи (Форма № 101).

Иногда требуется представление двух и более экземпляров документа, например доверенности. В этом случае нотариус вправе удостоверить две доверенности одинакового содержания, но каждая из них регистрируется в реестре для регистрации нотариальных действий самостоятельным номером. В делах нотариуса остается один экземпляр доверенности, на котором указываются соответственно два реестровые номера.

Иностранным правом может быть предусмотрен и особый порядок подписания документов. Так, на доверенностях, заявлениях и других документах гражданину необходимо написать в строку согласно данным паспорта свою фамилию, имя и отчество в той последовательности, которая указана в тексте документа, а затем расписаться. В случае, когда документ изложен на двух языках — украинском и иностранном — подпись в указанном выше порядке должна быть сделана под обоими текстами по ширине листа.

Законодательством канадской провинции Квебек требуется, чтобы доверенность, выданная на ведение наследственного дела (при условии, если она предусматривает реализацию недвижимого имущества), было подписано наряду с лицом, которое передало его, также ее мужем (женой).

Нотариус может совершить в интересах гражданина Украины, если это предусмотрено международным договором с участием Украины, и такое нотариальное действие как раскрытие и оглашение завещания.

Удостоверяющие надписи на документах, составленных с учетом требований иностранного права, совершаются, как правило, по формам, предусмотренным действующим законодательством (Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверяющих надписей на сделках и удостоверяемых документах, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 10 января 2005 № 1/5). Однако некоторые документы оформляются без совершения на них обычного для украинского права удостоверительной надписи. Как пример можно привести дед, который оформляется для ведения дел по отчуждению недвижимости в США. Документ преподается на английском языке на специальном типографском бланке. Лицо, от имени которой он оформляется, расписывается в определенном месте деда. В подтверждение его оформления расписывается и нотариус и проставляет на нем оттиск печати. Удостоверительная надпись на деде не проставляется, но к нему добавляется сделан перевод на украинский язык, который подписывается лицом. Нотариус совершает в переводе удостоверяющая надпись об удостоверении деда. Перевод в установленном порядке скрепляется с дедом.

В таком же порядке производится оформление формуляров для пенсионного обеспечения расписок на получение денежных сумм и освобожденных расписок.

Нотариус обязан обеспечить надлежащую культуру оформления документа. Переводы должны быть напечатаны, не допускается написание текста от руки. На нотариально оформительских документах, предназначенных для действия за границей, прочерк не проставляется.

Управление нотариата Главного управления юстиции в г. Киеве